Aumento expressivo de pedidos de reembolso com violações às políticas de empresas. Veja o que pode e não pode na prestação de contas.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos funcionários foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil por mês, no primeiro semestre. No entanto, ao solicitar o reembolso dos montantes, muitas pessoas acabaram no prejuízo: observou-se um aumento de 78% no número de solicitações com infrações às políticas de reembolso das empresas.
Para evitar problemas financeiros e garantir uma restituição adequada, é essencial que os colaboradores estejam cientes das diretrizes de reembolso e sigam corretamente os procedimentos estabelecidos pelas empresas. Dessa forma, é possível evitar transtornos e garantir um processo de reembolso eficiente para ambas as partes.
Problemas com Reembolso e Políticas Financeiras
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não reembolsáveis por funcionário. Caso os equívocos ocorram mensalmente, ao término de um ano, o prejuízo pode atingir R$ 4.800. A pesquisa foi conduzida pela Flash, ferramenta de gestão da jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por colaboradores de empresas de diversos portes. As ocorrências mais comuns são: despesas atrasadas considerando o prazo para a prestação de contas estabelecido pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estipulado pela política da empresa (18,89%); possível duplicidade no pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante da despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba se esquecendo deles. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser recusado. Mesmo em organizações com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar complicações para o departamento financeiro devido aos custos adicionais. A ausência de comprovantes também pode representar um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, conforme destaca Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash. Os problemas na prestação de contas podem ter consequências diretas e negativas. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode ter que arcar com despesas do próprio bolso.
Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, explica que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as regras formalmente, como por meio de seu site. O texto deve abordar as consequências pela não observância das normas, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o empregado sabia que não poderia consumir e, ainda assim, incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Neste caso, quem realizou o gasto assume os valores que não eram permitidos. Diante disso, a pessoa é obrigada a cumprir o que está estabelecido na política da empresa. Em caso de reincidência, poderá até ocorrer o seu desligamento’, esclarece.
Quanto aos valores que podem ser desembolsados, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser estabelecidos por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso dos gastos realizados no cartão corporativo, se o valor ultrapassar o limite determinado pela política interna, algumas empresas podem solicitar o ressarcimento do valor excedente ou até mesmo descontar o montante em sua folha de pagamento. No entanto, há ainda outras situações envolvendo despesas que são mais sérias e consideradas fraudes, segundo o executivo da plataforma: Despesas falsas, que consistem em apresentar recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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